Кога работите со табели, вредностите прикажани во неа имаат приоритет. Но важна компонента е и неговиот дизајн. Некои корисници сметаат дека ова е секундарен фактор и не обрнува многу внимание на тоа. И залудно, бидејќи убаво дизајнираната маса е важен услов за нејзината подобра перцепција и разбирање од страна на корисниците. Визуелизацијата на податоци игра особено важна улога во ова. На пример, со помош на алатки за визуелизација можете да ги обоите клетките на табелата во зависност од нивната содржина. Ајде да дознаеме како да го сториме тоа во Excel.
Постапката за промена на бојата на клетките во зависност од содржината
Се разбира, секогаш е пријатно да се има добро дизајнирана маса, во која ќелиите, во зависност од содржината, се обоени во различни бои. Но, оваа особина е особено релевантна за големите табели кои содржат значителен број на податоци. Во овој случај, бојата пополнување на ќелиите во голема мера ќе ја олесни ориентацијата на корисниците во оваа огромна количина на информации, бидејќи може да се каже дека е веќе структурирана.
Лист елементи може да се обиде да сликам рачно, но повторно, ако масата е голема, тоа ќе потрае значително време. Покрај тоа, во таков спектар на податоци човечкиот фактор може да игра улога и ќе се направат грешки. Да не зборуваме дека табелата може да биде динамична и податоците во него периодично се менуваат и во големи количини. Во овој случај, рачно менување на бојата воопшто станува нереално.
Но, постои излез. За клетки кои содржат динамички (променливи) вредности, се применува условно форматирање, а за статистички податоци можете да ја користите алатката "Најдете и замени".
Метод 1: условно форматирање
Користејќи условно форматирање, можете да поставите специфични граници на вредности на кои клетките ќе бидат обоени во една или друга боја. Бојата ќе се направи автоматски. Во случај вредноста на ќелијата, поради промената, ги надминува границите, тогаш овој елемент од листот ќе се пресличи автоматски.
Ајде да видиме како овој метод работи на конкретен пример. Имаме табела на приходи на претпријатието, во кое податоците се делат месечно. Треба да ги истакнеме со различни бои оние елементи во кои износот на приходот е помал од 400000 рубли, од 400000 до 500000 рубли и надминува 500000 рубли.
- Изберете колона во која информации за приходите на претпријатието. Потоа преминете на табот "Дома". Кликнете на копчето "Условно форматирање"кој се наоѓа на лентата во блокот на алатки "Стилови". Во листата што се отвора, одберете ја ставката "Управување со правила ...".
- Почнува условот за форматирање на контролните правила на прозорецот. Во полето "Прикажи правила за форматирање за" треба да се постави "Тековен фрагмент". Стандардно, треба да се специфицира таму, но за секој случај, да се провери и во случај на неконзистентност, променете ги поставувањата според горните препораки. После тоа треба да го притиснете копчето "Креирај правило ...".
- Се отвора прозорец за создавање правило за форматирање. Во листата на типовите на правила, одберете ја позицијата "Форматирај ги само клетките што содржат". Во блокот што го опишува правилото во првото поле, прекинувачот мора да биде во положба "Вредности". Во второто поле, поставете го прекинувачот во положбата "Помалку". Во третото поле ја наведуваме вредноста, елементите на листот што ја содржат вредноста помала од која ќе биде обоена во одредена боја. Во нашиот случај, оваа вредност ќе биде 400000. После тоа кликнете на копчето "Формат ...".
- Се отвора прозорецот од формат на клетки. Премести во табот "Пополнете". Изберете ја бојата за пополнување што ја сакаме, така што клетките кои ја содржат вредноста помала од 400000. После тоа кликнете на копчето "Добро" на дното на прозорецот.
- Се враќаме во прозорецот за создавање правило за форматирање и кликнете на копчето таму. "Добро".
- По оваа акција, повторно ќе се пренасочиме Менаџер на правила за форматирање. Како што можете да видите, веќе е додадено едно правило, но мораме да додадеме уште две. Затоа, повторно притиснете го копчето "Креирај правило ...".
- И повторно ќе стигнеме до прозорецот за креирање правила. Премести во секција "Форматирај ги само клетките што содржат". Во првото поле од овој дел, оставете го параметарот "Вредност на клетката", а во втората поставете го прекинувачот во положбата "Помеѓу". Во третото поле треба да ја наведете почетната вредност на опсегот во кој елементите на листот ќе бидат форматирани. Во нашиот случај, овој број 400000. Во четвртата, ја покажуваме конечната вредност на овој опсег. Тоа ќе биде 500000. Потоа кликнете на копчето "Формат ...".
- Во прозорецот за форматирање се враќаме на јазичето. "Пополнете", но овој пат ние избираме друга боја, а потоа кликнете на копчето "Добро".
- Откако ќе се вратите во прозорецот за создавање правило, кликнете и на копчето. "Добро".
- Како што гледаме, внатре Менаџер на правила ние веќе создадовме две правила. Така, останува да се создаде трета. Кликнете на копчето "Креирај правило".
- Во прозорецот за креирање правила, повторно се преселуваме во делот. "Форматирај ги само клетките што содржат". Во првото поле, оставете ја опцијата "Вредност на клетката". Во второто поле, поставете го прекинувачот во полицијата "Повеќе". Во третото поле возиме број 500000. Потоа, како и во претходните случаи, кликнете на копчето "Формат ...".
- Во прозорецот "Форматирај клетки" Повторно преминете кон јазичето "Пополнете". Во овој момент, изберете боја која е различна од претходните два случаи. Изведете клик на копчето. "Добро".
- Во прозорецот за креирање на правила, повторно притиснете го копчето. "Добро".
- Отвора Управник на правила. Како што можете да видите, сите три правила се креирани, па кликнете на копчето "Добро".
- Сега елементите на табелата се обоени според зададените услови и граници во условите на условите за форматирање.
- Ако ја смениме содржината во една од ќелиите, додека одиме подалеку од границите на едно од наведените правила, тогаш овој елемент од листот автоматски ќе ја менува бојата.
Покрај тоа, условното форматирање може да се користи малку поинаку за елементите на бојата на листот.
- За ова после Менаџер на правила отидовме до прозорецот за форматирање, а потоа останете во делот "Форматирај ги сите клетки врз основа на нивните вредности". Во полето "Боја" Можете да изберете боја, чии нијанси ќе ги пополнат елементите на листот. Потоа кликнете на копчето. "Добро".
- Во Менаџер на правила притиснете го копчето исто така "Добро".
- Како што можете да видите, по ова, клетките во колоната се обоени со различни нијанси од иста боја. Колку повеќе вредноста која го содржи елементот на листот повеќе, сенката е посветла, толку помалку - толку потемна.
Лекција: Условно Форматирање во Excel
Метод 2: Користете ја алатката Find and Highlight
Ако табелата содржи статички податоци што не планирате да ги промените со текот на времето, тогаш можете да користите алатка за промена на бојата на клетките според нивната содржина, наречена "Најдете и нагласи". Оваа алатка ќе ви овозможи да ги пронајдете наведените вредности и да ја промените бојата во овие ќелии на саканиот корисник. Но, треба да се напомене дека кога се менува содржината во елементите на листот, бојата нема да се промени автоматски, туку ќе остане иста. Со цел да ја промените бојата на вистинскиот, ќе треба повторно да ја повторите постапката. Затоа, овој метод не е оптимален за табели со динамична содржина.
Ајде да видиме како тоа функционира на конкретен пример, за кој ја земаме истата табела на приход од претпријатието.
- Изберете колона со податоци кои треба да бидат форматирани со боја. Потоа одете на јазичето "Дома" и кликнете на копчето "Најдете и нагласи"кој се става на лентата во блокот на алатки Уредување. Во листата што се отвара, кликнете на ставката "Најдете".
- Прозорецот започнува "Најдете и замени" во јазичето "Најдете". Прво, да ги најдеме вредностите 400000 рубли. Бидејќи ние немаме никакви клетки каде вредноста би била помала од 300000 рубли, тогаш, всушност, ние треба да изберете сите елементи кои содржат броеви кои се движат од 300000 до 400000. За жал, не можеме директно да го посочиме овој опсег, бидејќи во случај на примена на условно форматирање, во овој метод е невозможно.
Но, постои можност да се направи нешто поинаку, што ќе ни го даде истиот резултат. Можете да го поставите следниов модел во полето за пребарување "3?????". Знак прашалник значи било кој лик. Така, програмата ќе ги бара сите шестцифрени броеви кои почнуваат со цифра. "3". Тоа е, резултатите од пребарувањето ќе содржат вредности во опсегот 300000 - 400000она што ни треба. Ако масата имаше броеви помалку 300000 или помалку 200000тогаш за секој опсег од сто илјади пребарувањето треба да се направи одделно.
Внесете го изразот "3?????" во полето "Најдете" и кликнете на копчето "Најди ги сите".
- После тоа, резултатите од резултатите од пребарувањето се прикажуваат во долниот дел од прозорецот. Кликнете на левото копче на глувчето на кое било од нив. Потоа внесете ја комбинацијата на копчиња Ctrl + A. После тоа, сите резултати од пребарувањето се обележани и, истовремено, елементите во колоната за кои се однесуваат овие резултати се обележани.
- Откако ќе се изберат елементите во колоната, не брзајте да го затворите прозорецот. "Најдете и замени". Да се биде во табулаторот "Дома" каде што се преселивме порано, одиме на снимката до блокот на алатки "Фонт". Кликнете на триаголникот десно од копчето Пополнете боја. Се отвора избор на различни бои за пополнување. Изберете ја бојата што сакаме да ја примениме на елементите на листот со вредности помали од 400000 рубли.
- Како што можете да видите, сите клетки на колоната во кои вредностите се помали од 400000 рубли истакнати во избраната боја.
- Сега треба да ги обоиме елементите, во кои се движат вредностите 400000 до 500000 рубли. Овој опсег вклучува броеви кои се совпаѓаат со моделот. "4??????". Ние го возат во полето за пребарување и кликнете на копчето "Најди ги сите"со прво избирање на потребната колона.
- Слично како и во претходниот пат во резултатите од пребарувањето, селекцијата на целиот резултат добиваме со притискање на комбинацијата на топла клуч CTRL + A. Потоа преминете во иконата за избор на боја. Ние кликнуваме на него и кликнуваме на пиктограмот на нијансата што ни треба, која ќе ги наслика елементите на листот, каде што вредностите се во опсегот од 400000 до 500000.
- Како што можете да видите, по оваа акција сите елементи на табелата со податоци во интервалот со 400000 од 500000 означено со избрана боја.
- Сега треба да го избереме последниот опсег на вредности - повеќе 500000. Тука сме и среќни, бидејќи сите броеви се повеќе 500000 се во опсегот од 500000 до 600000. Затоа, во полето за пребарување внесете го изразот "5?????" и кликнете на копчето "Најди ги сите". Ако имаше вредности надминува 600000, ние ќе треба дополнително да го бараме изразот "6?????" и така натаму
- Повторно, одберете ги резултатите од пребарувањето користејќи ја комбинацијата Ctrl + A. Потоа, користејќи го копчето на лентата, одберете нова боја за да го наполните интервалот поголем од 500000 од истата аналогија како и претходно.
- Како што можете да видите, по оваа акција, сите елементи од колоната ќе бидат насликани, во согласност со нумеричката вредност што се става во нив. Сега можете да го затворите прозорецот за пребарување со кликнување на стандардното копче за затворање во горниот десен агол на прозорецот, бидејќи нашата задача може да се реши.
- Но, ако го замениме бројот со друг кој ги надминува границите што се поставени за одредена боја, бојата нема да се промени, како што беше во претходниот метод. Ова покажува дека оваа опција ќе работи сигурно само во оние табели во кои податоците не се менуваат.
Лекција: Како да направите пребарување во Excel
Како што можете да видите, постојат два начини да се обоени клетки во зависност од нумеричките вредности што ги содржат: користење на условно форматирање и користење на алатката "Најдете и замени". Првиот метод е попрогресивен, бидејќи ви овозможува појасно да ги поставите условите со кои елементите на листот ќе бидат распределени. Покрај тоа, со условно форматирање, бојата на елементот автоматски се менува ако содржината во неа се промени, што вториот метод не може да го направи. Сепак, ќелиите се пополнуваат во зависност од вредноста со помош на алатката "Најдете и замени" исто така е сосема можно да се користи, но само во статични маси.
