Гледајќи ги сувата фигура на табелите, на прв поглед е тешко да се фати целокупната слика што ја претставуваат. Но, во Microsoft Excel постои графичка алатка за визуелизација со која визуелно може да ги презентирате податоците содржани во табелите. Ова ви овозможува полесно и брзо да ги апсорбирате информациите. Оваа алатка се нарекува условно форматирање. Ајде да разбереме како да користиме условно форматирање во Microsoft Excel.
Наједноставни опции за условно форматирање
За да форматирате одредена област на ќелија, одберете ја оваа област (најчесто колоната), и во табулаторот Home, кликнете на копчето за условени форматирање, кое се наоѓа на лентата во алатникот Стилови.
Потоа се отвора изборното мени за форматирање. Постојат три главни типови на форматирање:
- Хистограми;
- Дигитални скали;
- Значки.
Со цел да се произведе условно форматирање во форма на хистограм, одберете ја колоната со податоците и кликнете на соодветната ставка во менито. Како што можете да видите, постојат неколку типови на хистограми со градиент и цврсти пломби за избор. Изберете оној што, според вашето мислење, најблиску одговара на стилот и содржината на табелата.
Како што можете да видите, во избраните ќелии на колоната се појавија хистограми. Колку е поголема бројската вредност во клетките, толку подолго е хистограмот. Покрај тоа, во верзии на Excel 2010, 2013 и 2016 година, можно е правилно да се прикажат негативните вредности во хистограмот. Но, во верзијата од 2007 година не постои таква можност.
Кога се користи скала во боја наместо хистограм, исто така е можно да се изберат различни верзии на оваа алатка. Во овој случај, по правило, колку е поголема вредноста се наоѓа во ќелијата, толку повеќе се заситени бојата на скалата.
Најинтересната и комплексна алатка меѓу овој сет на функции за форматирање се иконите. Постојат четири главни групи на икони: насоки, форми, индикатори и проценки. Секоја опција избрана од корисникот ја презема употребата на различни икони при проценка на содржината на ќелијата. Целокупната избрана област е скенирана од Excel, а сите вредности на ќелиите се поделени на делови, според вредностите наведени во нив. Зелените икони се применуваат на најголемите вредности, жолти вредности до средниот опсег, а вредностите во најмалата третина се обележани со црвени икони.
При изборот на стрели, како икона, покрај дизајнот на бои, се користи и сигнализација во форма на насоки. Така, стрелката, посочувајќи нагоре, се применува на големи вредности, налево - на средината, надолу - на мала. Кога се користат бројки, најголемите вредности се обележани околу, триаголникот е среден, ромб е мал.
Правила за распределба на мобилни уреди
Стандардно се користи правило, во кое сите клетки од избраниот фрагмент се назначени со одредена боја или икона, во согласност со вредностите што се наоѓаат во нив. Но, користејќи го менито, кое веќе го спомнавме погоре, може да се применат и други правила за означување.
Кликнете на менито "Правила за избор на ќелии". Како што можете да видите, постојат седум основни правила:
- Повеќе;
- Помалку;
- Еднакво до;
- Помеѓу;
- Датум;
- Дупликати вредности
Размислете за примената на овие акции во примерите. Изберете опсег на ќелии и кликнете на ставката "Повеќе ...".
Се отвора прозорец во кој треба да ги поставите вредностите поголеми од оној број што ќе биде обележан. Ова е направено во "Форматирање на клетки кои се поголеми." Стандардно, просечната вредност на опсегот автоматски се вклопува тука, но можете да поставите било која друга, или можете да ја наведете адресата на ќелијата која го содржи овој број. Втората опција е погодна за динамички табели, податоци во кои постојано се менуваат, или за ќелијата каде што се применува формулата. На пример, ја поставивме вредноста до 20.000.
Во следното поле, треба да одлучите како ќе бидат обележани ќелиите: светло црвено пополнување и темноцрвена боја (по дифолт); жолто полнење и темно жолт текст; црвен текст итн. Покрај тоа, постои сопствен формат.
Кога ќе отидете на оваа ставка, се отвора прозорец во кој можете да го уредите изборот, речиси како што сакате, со примена на различни опции за фонт, пополнување и граница.
Откако ќе се одлучиме за вредностите во прозорецот за поставки за правилата за селекција, кликнете на копчето "OK".
Како што можете да видите, клетките се избираат, според утврденото правило.
Истиот принцип ги нагласува вредностите при примена на правилата "Less", "Between" и "Equal." Само во првиот случај, клетките се распределуваат помалку од вредноста поставена од вас; во вториот случај, се одредува интервалот на броевите, клетките со кои ќе бидат распределени; во третиот случај, се дава одреден број, а ќе бидат доделени само ќелии што го содржат.
Правилото за избор на "Текстот содржи" се користи главно за текстуални формати. Во прозорецот за инсталација на правилата, треба да наведете збор, дел од збор или секвенцијален збир на зборови, кога ќе се пронајдат, соодветните ќелии ќе бидат обележани на начинот на кој ќе поставите.
Правилото за датум се однесува на ќелии што содржат вредности во формат на датум. Во исто време, во поставките можете да го поставите изборот на клетки според кога настанот настанал или ќе се случи: денес, вчера, утре, во последните 7 дена итн.
Со примена на правилото "Дупликат вредности", можете да го прилагодите изборот на клетки според тоа дали податоците поставени во нив се совпаѓаат со еден од критериумите: дупликати или уникатни податоци.
Правила за избирање на првите и последните вредности
Покрај тоа, во условното мени за форматирање постои уште една интересна ставка - "Правила за избирање на првите и последните вредности". Овде можете да поставите избор на само најголеми или најмали вредности во опсегот на ќелии. Во овој случај, можете да го користите изборот, и во редни вредности и во проценти. Следниве критериуми за селекција се наведени во соодветните ставки од менито:
- Првите 10 предмети;
- Првите 10%;
- Последните 10 ставки;
- Последни 10%;
- Над просекот;
- Под просек.
Но, откако ќе кликнете на соодветната ставка, можете малку да ги промените правилата. Се отвора прозорец во кој е одбран типот на избор, а исто така, ако сакате, можете да поставите друга граница за избор. На пример, со кликање на елементот "Првите 10 елементи" во прозорецот што се отвара, во полето "Форматирај ги првите клетки", заменете го бројот 10 со 7. Така, откако ќе кликнете на копчето "OK", не се обележани 10-те најголеми вредности, само 7.
Креирање на правила
Погоре, разговаравме за правила кои веќе се поставени во Excel, а корисникот може едноставно да одбере било кој од нив. Но, освен тоа, ако сакате, корисникот може да креира сопствени правила.
За да го направите ова, во секој дел од менито со условно форматирање, кликнете на "Други правила ..." ставка која се наоѓа на дното од листата. "Или, кликнете на ставката" Креирај правило ... "лоцирана во долниот дел од главното мени на условното форматирање.
Се отвора прозорец каде што треба да изберете еден од шесте видови правила:
- Форматирајте ги сите клетки врз основа на нивните вредности;
- Форматирајте само клетки што содржат;
- Форматирајте ги само првите и последните вредности;
- Форматирајте само вредности кои се над или под просекот;
- Форматирајте само уникатни или дупликати вредности;
- Користете ја формулата за да ги одредите форматираните клетки.
Според избраниот тип на правила, во долниот дел од прозорецот треба да ја конфигурирате промената во описот на правилата, поставувајќи ги вредностите, интервалите и другите вредности, кои веќе ги спомнавме подолу. Само во овој случај, поставувањето на овие вредности ќе биде пофлексибилно. Исто така се поставува, со менување на фонтот, границите и пополнувањата, токму како изгледа изгледот. Откако ќе се направат сите поставувања, треба да кликнете на копчето "OK" за да ги зачувате направените промени.
Управување со правила
Во Excel, можете да примените неколку правила на истиот опсег на ќелиите одеднаш, но само на последното внесено правило ќе се прикаже на екранот. Со цел да се регулира спроведувањето на различни правила во однос на одреден опсег на ќелии, треба да го изберете овој опсег, а во главното мени на условното форматирање одете на предметот Управување со правила.
Се отвора прозорец каде се презентирани сите правила што се однесуваат на избраниот опсег на ќелии. Правилата се применуваат од врвот до дното, бидејќи се наведени. Така, ако правилата се спротивставени, тогаш всушност само последниот од нив се прикажува на екранот.
За да ги смените правилата на места, постојат копчиња во форма на стрелки што се насочуваат нагоре и надолу. За правилото да биде прикажано на екранот, треба да го одберете и кликнете на копчето во форма на стрелка што се покажува надолу додека правилото не ја заземе најновата линија на листата.
Постои уште една опција. Неопходно е да поставите штикли во колоната со името "Стоп ако е точно" спротивно на правилото што ни треба. Така, низ правилата од врвот до дното, програмата ќе застане токму на правилото, во близина на кое оваа ознака стои, и нема да падне подолу, што значи дека ова правило всушност ќе се изврши.
Во истиот прозорец има копчиња за креирање и менување на избраното правило. Откако ќе кликнете на овие копчиња, се отвораат прозорците за креирање и менување на правилата, за кои веќе дискутиравме погоре.
За да избришете правило, треба да го изберете и кликнете на копчето "Избриши правило".
Покрај тоа, можете да ги избришете правилата преку главното мени со условно форматирање. За да го направите ова, кликнете на ставката "Избриши правила". Се отвора подмени каде што можете да изберете една од опциите за бришење: или да ги избришете правилата само за избраниот опсег на ќелии, или да ги избришете апсолутно сите правила што се наоѓаат на отворен Excel лист.
Како што можете да видите, условното форматирање е многу моќна алатка за визуелизација на податоците во табелата. Со него, можете да ја прилагодите табелата на таков начин што општите информации за неа ќе бидат асимилирани од корисникот на прв поглед. Покрај тоа, условното форматирање дава поголема естетска привлечност кон документот.
