Во пакетот на Microsoft Office, постои специјална програма за создавање база на податоци и работа со нив - Access. Сепак, многу корисници претпочитаат да користат за оваа намена повеќе позната апликација за нив - Excel. Треба да се напомене дека оваа програма ги има сите алатки за создавање на полноправна база на податоци (DB). Ајде да дознаеме како да го направите ова.
Процес на создавање
Базата на податоци на Excel е структуриран сет на информации дистрибуирани во колони и редови на лист.
Според посебна терминологија, се наведуваат стрингови на базата на податоци "евиденција". Секој запис содржи информации за поединечен објект.
Колоните се нарекуваат "полиња". Секое поле содржи посебен параметар за сите записи.
Тоа е, рамката на која било база на податоци во Excel е редовна табела.
Создавање табели
Значи, пред сè, треба да создадеме табела.
- Внесете ги насловите на полињата (колони) на базата на податоци.
- Ние го пополнуваме името на базата на податоци записи (линии).
- Продолжуваме да ја пополнуваме базата на податоци.
- Откако базата на податоци е пополнета, ние ги форматираме информациите во него според наша дискреција (фонт, граници, пополнување, селекција, позиција на текст во однос на ќелијата итн.).
Ова го комплетира создавањето на рамката за база на податоци.
Лекција: Како да направите табела во Excel
Доделување на атрибути на база на податоци
За да може Excel да ја перцепира табелата не само како опсег на ќелии, имено како база на податоци, треба да ги додели соодветните атрибути.
- Одете на јазичето "Податоци".
- Изберете го целиот опсег на табелата. Кликнете на десното копче на глувчето. Во контекстното мени, кликнете на копчето "Назначи име ...".
- Во графиконот "Име" наведете го името што сакаме да ја повикаме на базата на податоци. Предуслов е дека името мора да започне со писмо, и не треба да има празни места. Во графиконот "Опсег" Можете да ја промените адресата на површината на табелата, но ако ја избравте правилно, не треба да менувате ништо овде. Евентуално, можете да наведете белешка во посебно поле, но овој параметар е опционален. Откако ќе се направат сите промени, кликнете на копчето. "Добро".
- Кликнете на копчето "Зачувај" на врвот на прозорецот или внесете кратенка на тастатурата Ctrl + S, за да ја зачувате базата на податоци на тврдиот диск или преносливиот медиум поврзан на компјутер.
Можеме да кажеме дека после тоа веќе имаме подготвена база на податоци. Можно е да се работи со него дури и во таква состојба како што е претставена сега, но многу можности ќе бидат отсечени. Подолу објаснуваме како да се направи базата на податоци пофункционално.
Сортирајте и филтрирајте
Работата со бази на податоци, пред сè, ја обезбедува можноста за организирање, избирање и сортирање на записи. Да ги поврземе овие функции со нашата база на податоци.
- Изберете ги информациите од полето во кое ќе го извршиме нарачката. Кликнете на копчето "Сортирај" лоцирана на лентата во табулаторот "Податоци" во блокот на алатки "Сортирај и филтрирај".
Сортирањето може да се изврши на речиси секој параметар:
- азбучен име;
- датум;
- број, итн.
- Следниот прозорец ќе се појави прашува дали да се користи само избраната област за сортирање или автоматски да се прошири. Изберете автоматско проширување и кликнете на копчето. "Сортирај ...".
- Се отвора прозорецот Сортирање сорти. Во полето "Подреди според" наведете го името на полето на кое ќе се изврши.
- Во полето "Сортирај" точно кажува како ќе се изврши. За базата на податоци, најдобра опција е да изберете "Вредности".
- Во полето "Ред" наведете редоследот по кој ќе се изврши сортирањето. За различни типови на информации, во овој прозорец се прикажуваат различни вредности. На пример, за текстуални податоци ова ќе биде вредност "Од А до Ш" или "З до А", и за нумерички - "Растечки" или "Опаѓачки".
- Важно е да бидете сигурни дека тоа "Моите податоци содржат заглавија" имаше крлеж. Ако не, тогаш треба да се стави.
Откако ќе ги внесете сите потребни параметри, кликнете на копчето "Добро".
После тоа, информациите во базата на податоци ќе бидат подредени според наведените поставки. Во овој случај, ние се подредени според имињата на вработените во претпријатието.
- Еден од најкорисните алатки кога работи во Excel база на податоци е автоматски филтер. Изберете го целиот опсег на базата на податоци и во блокот за поставувања "Сортирај и филтрирај" кликнете на копчето "Филтер".
- Како што можете да видите, по ова, иконите се појавија во ќелиите со името на полињата во облик на превртени триаголници. Кликнете на иконата на колоната чија вредност ќе се филтрира. Во отворен прозорец ги отстрануваме контролните марки од тие вредности, записите со кои сакаме да ги сокриеме. Откако ќе се направи избор, кликнете на копчето. "Добро".
Како што можете да видите, по ова, линиите кои ги содржат вредностите од кои ги отстранивме одбележувачите беа скриени од табелата.
- За да ги вратите сите податоци на екранот, кликнете на иконата на колоната на која беше извршено филтрирањето, и во отворен прозорец, проверете ги сите полиња пред сите елементи. Потоа кликнете на копчето "Добро".
- За целосно отстранување на филтрирањето, кликнете на копчето. "Филтер" на лента.
Лекција: Сортирајте и филтрирате податоци во Excel
Барај
Ако има голема база на податоци, погодно е да се пребарува преку него со помош на специјална алатка.
- За да го направите ова, одете на јазичето "Дома" и на лентата во блокот на алатки Уредување притиснете го копчето "Најдете и нагласи".
- Се отвора прозорец во кој треба да ја одредите саканата вредност. После тоа кликнете на копчето "Најдете следно" или "Најди ги сите".
- Во првиот случај, првата ќелија во која има одредена вредност станува активна.
Во вториот случај, се отвора целата листа на клетки што ја содржат оваа вредност.
Лекција: Како да направите пребарување во Excel
Конфизни области
Практично кога креирате база на податоци за да ја поправите ќелијата со име на записи и полиња. Кога работите со голема база - ова е само предуслов. Во спротивно, постојано ќе треба да поминувате време лизгање низ листот за да видите кој ред или колона одговара на одредена вредност.
- Изберете ја ќелијата, областа над и лево од која сакате да ја поправите. Таа ќе се наоѓа веднаш под заглавието и десно од влезните имиња.
- Да се биде во табулаторот "Прикажи" кликнете на копчето "Забележете ја областа"кој се наоѓа во групата со алатки "Прозорец". Во паѓачката листа, одберете ја вредноста "Забележете ја областа".
Сега имињата на полињата и записите секогаш ќе бидат пред вашите очи, без разлика колку далеку ќе дојдете низ листот со податоци.
Лекција: Како да ја поправите областа во Excel
Исплакнете листа
За некои полиња од табелата, ќе биде оптимално да се организира паѓачка листа, така што корисниците, со додавање на нови записи, може да наведат само одредени параметри. Ова е точно, на пример, за полето "Павле". Впрочем, може да има само две опции: машки и женски.
- Направете дополнителна листа. Најпогодно тоа ќе биде ставено на друг лист. Во неа наведете ја листата на вредности што ќе се појават во паѓачката листа.
- Изберете ја оваа листа и кликни на неа со десното копче на глувчето. Во менито што се појавува, одберете го објектот "Назначи име ...".
- Отворен е прозорецот што веќе ни е познат. Во соодветното поле, назначете го името на нашиот опсег, во согласност со условите што веќе се споменати погоре.
- Вратете се на листот со базата на податоци. Изберете опсег до кој ќе се примени паѓачката листа. Одете на јазичето "Податоци". Ние го притискаме копчето "Верификација на податоци"кој се наоѓа на лентата во блокот на алатки "Работа со податоци".
- Се отвара прозорецот за проверка на видлива вредност. Во полето "Тип на податоци" поставете го прекинувачот во положба "Листа". Во полето "Извор" постави ознака "=" и веднаш по него, без простор, напишете го името на паѓачката листа, што го даде малку повисоко. После тоа кликнете на копчето "Добро".
Сега, кога ќе се обидете да внесете податоци во опсегот каде што беше поставено ограничувањето, ќе се појави список во кој можете да изберете помеѓу јасно дефинирани вредности.
Ако се обидете да напишете произволни карактери во овие ќелии, ќе се појави порака за грешка. Ќе треба да се вратите и да направите точен запис.
Лекција: Како да направите паѓачка листа во Excel
Се разбира, Excel е инфериорен во своите способности за специјализирани програми за создавање бази на податоци. Сепак, има прирачник кој во повеќето случаи ќе ги задоволи потребите на корисниците кои сакаат да создадат база на податоци. Со оглед на фактот дека Excel карактеристики, во споредба со специјализирани апликации, се познати на обичните корисници многу подобро, тогаш во овој поглед, развојот на Microsoft има дури и некои предности.
