Креирањето на паѓачки листи овозможува не само да заштеди време при изборот на опција во процесот на пополнување на табелите, туку и да се заштити од погрешен внес на неточни податоци. Ова е многу лесен и практичен инструмент. Ајде да дознаеме како да ја активираме во Excel и како да го користиме, како и да научиме некои други нијанси за ракување со него.
Користење на опаѓачки листи
Повлекувањето или, како што велат, паѓачките листи најчесто се користат во табелите. Со нивна помош, можете да го ограничите опсегот на вредности внесени во низа на табели. Тие ви дозволуваат да одберете да внесувате вредности само од однапред подготвена листа. Ова истовремено ја забрзува процедурата за внесување на податоци и заштитува од грешка.
Постапка за креирање
Прво, да сфатиме како да креираш паѓачка листа. Најлесен начин да го направите ова е со алатка наречена "Верификација на податоци".
- Изберете ја колоната од низата на табели, во ќелиите од кои планирате да ја поставите паѓачката листа. Движете се до јазичето "Податоци" и кликнете на копчето "Верификација на податоци". Лоциран е на лента во блок. "Работа со податоци".
- Почнува прозорецот на алатката. "Провери вредности". Одете во делот "Опции". Во областа "Тип на податоци" изберете од листата "Листа". По тој потег на терен "Извор". Тука треба да наведете група на предмети за употреба на листата. Овие имиња можат да се внесат рачно, или можете да се поврзете со нив ако се веќе ставени во Excel документ на друго место.
Ако се избере рачен влез, секој елемент на елементот треба да биде внесен во областа преку точка-запирка (;).
Ако сакате да повлечете податоци од веќе постоечка низа на табели, а потоа одете на листот каде што се наоѓа (ако се наоѓа на друго место), ставете го курсорот во областа "Извор" прозори за проверка на податоци, а потоа изберете низа од ќелии каде што се наоѓа листата. Важно е секоја одделна ќелија да се наоѓа на посебна ставка. После тоа, координатите на наведениот опсег треба да се појават во областа "Извор".
Друг начин да се воспостави комуникација е да се додели низа со листа на имиња. Изберете го опсегот во кој се специфицирани вредностите на податоците. Лево од формуларот е именскиот простор. Стандардно, кога е одбран опсег, се прикажуваат координатите на првата избрана ќелија. Ние, за наша цел, едноставно внесете го името што го сметаме за посоодветно. Главните барања за името се дека таа е уникатна во рамките на книгата, нема празни места и нужно започнува со писмо. Сега со ова име се идентификува опсегот што претходно го идентификувавме.
Сега во прозорецот за верификација на податоци во областа "Извор" треба да поставите карактер "="а потоа веднаш откако ќе го внесете името што сме го доделиле до опсегот. Програмата веднаш ја идентификува врската помеѓу името и низата и ја повлекува листата што се наоѓа во него.
Но, ќе биде многу поефикасно да се користи листата ако се претвори во паметна табела. Во таква табела ќе биде полесно да се променат вредностите, со што автоматски се менуваат елементите на листата. Така, овој опсег всушност ќе се претвори во lookup табела.
Со цел да го претворите опсегот во паметна табела, одберете го и преместете го на табот "Дома". Таму ќе кликнеме на копчето "Форматирај како табела"кој се става на лента во блок "Стилови". Се отвора голема група стилови. Изборот на одреден стил не влијае врз функционалноста на табелата, и затоа ние одбираме ниедно од нив.
Потоа се отвара мал прозорец, кој ја содржи адресата на избраната низа. Ако изборот е направен правилно, тогаш ништо не треба да се менува. Бидејќи нашиот опсег нема наслови, ставка "Табела со наслов" штиклирајте не треба да биде. Иако конкретно во вашиот случај, можеби ќе се примени насловот. Значи, само треба да го притиснеме копчето. "Добро".
По овој опсег ќе се форматира како табела. Ако го изберете, можете да видите во полето за име дека името беше автоматски доделено на него. Ова име може да се користи за вметнување во областа. "Извор" во прозорецот за верификација на податоци со користење на алгоритам опишан претходно. Но, ако сакате да користите друго име, можете да го замените само со внесување на именскиот простор.
Ако листата е ставена во друга книга, а потоа правилно да ја одрази, треба да ја примените функцијата FLOSS. Специфицираниот оператор е наменет да формира "супер-апсолутни" врски до елементите на листот во текстуална форма. Всушност, постапката ќе се изврши речиси иста како во претходно опишаните случаи, само во полето на "Извор" по карактер "=" треба да го наведат името на операторот - "DVSSYL". После тоа, адресата на опсегот, вклучувајќи го и името на книгата и листот, мора да се наведе како аргумент на оваа функција во загради. Всушност, како што е прикажано на сликата подолу.
- Во овој момент можеме да ја завршиме постапката со кликнување на копчето. "Добро" во прозорецот за верификација на податоци, но ако сакате, можете да ја подобрите формата. Одете во делот "Влезни пораки" прозорец за верификација на податоци. Овде во областа "Порака" Можете да напишете текст што корисниците ќе го гледаат со лебди над елемент од листата со паѓачка листа. Ја запишуваме пораката што ја сметаме за неопходна.
- Потоа, преминете во делот "Порака за грешка". Овде во областа "Порака" Можете да го внесете текстот што корисникот ќе го забележи кога ќе се обидете да внесете неточни податоци, односно сите податоци што недостасуваат од паѓачката листа. Во областа "Прикажи" Можете да ја изберете иконата што ќе биде придружена со предупредување. Внесете го текстот на пораката и кликнете на "Добро".
Лекција: Како да направите паѓачка листа во Excel
Извршување операции
Сега да видиме како да работиме со алатката што ја создадовме погоре.
- Ако го поставиме курсорот на кој било елемент од листот на кој се применува паѓачката листа, ќе видиме информативна порака што претходно ја внесовме во прозорецот за верификација на податоци. Покрај тоа, иконата на триаголникот ќе се појави десно од ќелијата. Тоа служи за пристап до изборот на предмети. Ние кликнуваме на овој триаголник.
- Откако ќе кликнете на него, ќе се отвори менито од предметите со листа. Ги содржи сите елементи кои претходно биле внесени преку прозорецот за верификација на податоци. Ние ја одбираме опцијата што ја сметаме за неопходна.
- Избраната опција е прикажана во ќелијата.
- Ако се обидеме да влеземе во ќелијата која било вредност што не е на списокот, тогаш оваа акција ќе биде блокирана. Во исто време, ако внесете предупредувачка порака во прозорецот за верификација на податоци, таа ќе се прикаже на екранот. Во прозорецот за предупредување потребно е да кликнете на копчето. "Откажи" и со следниот обид да внесете точни податоци.
На овој начин, по потреба, пополнете ја целата табела.
Додавање нова ставка
Но, што ако сеуште треба да додадете нова ставка? Акциите тука зависат од тоа колку точно сте ја формирале листата во прозорецот за верификација на податоци: внесено рачно или повлечено од низа на табели.
- Ако податоците за формирање на листата се извлечени од низата на табели, тогаш одете на неа. Изберете опсег на ќелии. Ако ова не е паметна табела, туку едноставен опсег на податоци, тогаш треба да внесете низа во средината на низата. Ако примените "паметна" табела, тогаш во овој случај доволно е едноставно да ја внесете потребната вредност во првиот ред под него и овој ред веднаш ќе биде вклучен во низата на табели. Ова е предноста на паметната табела што ја споменавме погоре.
Но, да претпоставиме дека се занимаваме со покомплексен случај, користејќи го вообичаениот опсег. Значи, одберете ја ќелијата во средината на наведената низа. Тоа е, над оваа ќелија и под него треба да има уште една низа линии. Ние кликнуваме на обележаниот фрагмент со десното копче на глувчето. Во менито, одберете ја опцијата "Вметни ...".
- Се започнува прозорец, каде што треба да изберете вметнете објект. Изберете опција "Стринг" и кликнете на копчето "Добро".
- Така се додава празна линија.
- Ние внесуваме во неа вредноста што сакаме да биде прикажана во паѓачката листа.
- После тоа се враќаме во низата на табели во која се наоѓа паѓачката листа. Со кликнување на триаголникот десно од секоја ќелија во низата, гледаме дека потребната вредност беше додадена на веќе постоечките елементи на листата. Сега, ако сакате, можете да го изберете за да го вметнете во елементот на табелата.
Но, што да правиме ако листата на вредности не се повлече од посебна табела, туку беше рачно внесена? За да додадете елемент во овој случај, исто така, има свој алгоритам за дејства.
- Изберете го целиот опсег на табела, чии елементи се наоѓаат паѓачката листа. Одете на јазичето "Податоци" и повторно кликнете на копчето "Верификација на податоци" во група "Работа со податоци".
- Почнува прозорецот за валидација на влез. Премести во секција "Опции". Како што можете да видите, сите подесувања тука се исти како што ги поставивме порано. Ние сме во овој случај ќе бидат заинтересирани во оваа област "Извор". Ние додаваме таму на листата која веќе има, разделена со точка-запирка (;) вредноста или вредностите што сакаме да ги видиме во паѓачката листа. По додавањето кликнуваме "Добро".
- Сега, ако ја отвориме паѓачката листа во низа на табели, ќе ја видиме додадената вредност таму.
Отстрани ставка
Отстранувањето на елементот на списокот се изведува според истиот алгоритам како додатокот.
- Ако податоците се повлечат од низа на табели, а потоа одете на оваа табела и десен-клик на келијата каде што вредноста се наоѓа, што треба да се избрише. Во контекстното мени запирање на изборот на опцијата "Избриши ...".
- Прозорецот за бришење на ќелии се отвора е речиси ист како што видовме кога ги додаваме. Еве ние повторно го поставиме прекинувачот во положбата "Стринг" и кликнете на "Добро".
- Низата од табелата низа, како што гледаме, е избришана.
- Сега се враќаме на масата каде што се наоѓаат ќелиите со паѓачката листа. Ние кликнуваме на триаголникот десно од секоја ќелија. Во листата што се отвара, гледаме дека избришаната ставка недостасува.
Што да направите ако вредностите беа додадени во прозорецот за верификација на податоци рачно, а не со помош на дополнителна табела?
- Изберете го опсегот на табелата со паѓачката листа и одете до прозорецот за проверка на вредности, како што сме правеле порано. Во наведениот прозорец, преминете во делот "Опции". Во областа "Извор" изберете ја вредноста што сакате да ја избришете со курсорот. Потоа кликнете на копчето Избриши на тастатурата.
- Откако ќе се избрише ставката, кликнете на "Добро". Сега тоа нема да биде во паѓачката листа, на ист начин како што видовме во претходната опција со табелата.
Целосно отстранување
Во исто време, постојат ситуации каде паѓачката листа мора целосно да се отстрани. Ако не ви е важно дека внесените податоци се зачувани, тогаш бришењето е многу едноставно.
- Изберете ја целата низа каде се наоѓа паѓачката листа. Движете се до јазичето "Дома". Кликнете на иконата "Јасно"кој се става на лента во блок Уредување. Во менито што се отвора, одберете ја позицијата "Исчисти ги сите".
- Кога е избрано ова дејство, сите вредности во избраните елементи на листот ќе бидат избришани, форматирањето ќе биде исчистено, и покрај тоа, главната цел на задачата ќе биде постигната: паѓачката листа ќе биде отстранета и сега можете рачно да внесете вредности во ќелиите.
Покрај тоа, ако корисникот не треба да ги зачува внесените податоци, тогаш постои друга опција за бришење на паѓачката листа.
- Изберете опсег на празни ќелии, што е еквивалентно на опсегот на елементите на низата со паѓачката листа. Движете се до јазичето "Дома" и таму ќе кликнеме на иконата "Копирај"кој е локализиран на лента во областа "Клипборд".
Исто така, наместо оваа акција, можете да кликнете на наведениот фрагмент со десното копче на глувчето и да застанете на опцијата "Копирај".
Уште полесно е да се примени сет на копчиња веднаш по селекцијата. Ctrl + C.
- После тоа, одберете го тој фрагмент од низата на табели, каде што се наоѓаат опаѓачките елементи. Ние го притискаме копчето Вметнилокализиран на лентата во јазичето "Дома" во делот "Клипборд".
Втората опција е да кликнете со десното копче врз изборот и да го прекинете изборот на опцијата Вметни во група "Опции за вметнување".
Конечно, можно е едноставно да ги означите саканите ќелии и да напишете комбинација од копчиња. Ctrl + V.
- За било кое од горенаведените, наместо клетки кои содржат вредности и паѓачки листи, ќе биде вметнат апсолутно чист фрагмент.
Ако сакате, на ист начин, можете да вметнете не празен опсег, туку копиран фрагмент со податоци. Недостаток на опаѓачките листи е тоа што не можете рачно да внесувате податоци што не се наоѓаат во листата, но можете да ја копирате и залепите. Во овој случај, проверката на податоците нема да работи. Покрај тоа, како што дознавме, структурата на паѓачката листа сама по себе ќе биде уништена.
Често, сеуште треба да ја отстраните паѓачката листа, но во исто време да ги оставите вредностите кои беа внесени со користење и форматирање. Во овој случај, треба да се преземат поправилни активности за да се отстрани одредената алатка за пополнување.
- Изберете го целиот фрагмент во кој се наоѓаат елементите со паѓачката листа. Движете се до јазичето "Податоци" и кликнете на иконата "Верификација на податоци"која, како што се сеќаваме, е објавена на снимката во групата "Работа со податоци".
- Се отвора добро познат прозорец за валидација на влез. Да се биде во било кој дел од одредената алатка, ние треба да извршиме една акција - кликнете на копчето. "Исчисти ги сите". Се наоѓа во долниот лев агол на прозорецот.
- По ова, прозорецот за верификација на податоци може да се затвори со кликнување на стандардното копче за затворање во горниот десен агол во вид на крст или на копчето "Добро" на дното на прозорецот.
- Потоа одберете која било од ќелиите во која беше претходно поставена паѓачката листа. Како што можете да видите, сега нема ни трага при изборот на елементот, ниту пак на триаголник за да се јави листата на десната страна на ќелијата. Но, во исто време, форматирањето и сите вредности внесени со листата останаа недопрени. Ова значи дека успешно ја снајдовме задачата: алатката која повеќе не ни треба е избришана, но резултатите од нејзината работа остана недопрена.
Како што можете да видите, паѓачката листа во голема мера може да го олесни воведувањето на податоци во табели, како и да спречи воведување на неточни вредности. Ова ќе го намали бројот на грешки при пополнување на табелите. Ако треба да се додаде некоја вредност, тогаш секогаш можете да ја извршите процедурата за уредување. Опцијата за уредување ќе зависи од методот на креирање. По пополнување на табелата, можете да ја отстраните паѓачката листа, иако не е потребно да го направите ова. Повеќето корисници претпочитаат да го остават дури и по завршувањето на работата за пополнување на табелата со податоци.
