Кога работите со ист тип на податоци поставени во различни табели, листови или дури и книги, за погодност на перцепцијата подобро е да се соберат информации заедно. Во Microsoft Excel можете да се справите со оваа задача со помош на специјална алатка наречена "Консолидација". Таа обезбедува способност да собира различни податоци во една табела. Ајде да дознаеме како се прави ова.
Услови за постапката на консолидација
Се разбира, не сите табели можат да се консолидираат во една, туку само оние кои ги исполнуваат одредени услови:
- колоните во сите табели треба да го имаат истото име (дозволено е само преуредување на колони);
- не треба да има колони или редови со празни вредности;
- Табелата модели треба да бидат исти.
Креирање на консолидирана табела
Размислете како да креирате консолидирана табела на пример од три табели кои имаат ист образец и структура на податоци. Секој од нив се наоѓа на посебен лист, иако со користење на истиот алгоритам можете да креирате консолидирана табела на податоци лоцирани во различни книги (датотеки).
- Отворете посебен лист за консолидираната табела.
- На отворениот лист, обележете ја ќелијата, која ќе биде горната лева ќелија на новата табела.
- Да се биде во табулаторот "Податоци" кликнете на копчето "Консолидација"кој се наоѓа на лентата во блокот на алатки "Работа со податоци".
- Се отвора прозорецот за поставки за консолидација на податоци.
Во полето "Функција" потребно е да се утврди што ќе дејствува со клетките при совпаѓање на редовите и колоните. Тие можат да бидат следниве:
- износ;
- количество;
- просек;
- максимум;
- минимум;
- работата;
- број на броеви;
- офсет отстапување;
- непристрасно отстапување;
- офсет дисперзија;
- непристрасна дисперзија.
Во повеќето случаи, функцијата се користи "Износ".
- Во полето "Линк" ние укажуваме на опсегот на ќелии од една од основните табели што треба да се консолидираат. Ако овој опсег е во иста датотека, но на друг лист, потоа притиснете го копчето, кое се наоѓа десно од полето за внес на податоци.
- Одете до листот каде што се наоѓа табелата, одберете го саканиот опсег. Откако ќе ги внесете податоците, кликнете повторно на копчето кое се наоѓа десно од полето каде што е внесена адресата на мобилен.
- Враќајќи се во прозорецот за поставувања на консолидација за да ги додадеме ќелиите што веќе ги избравме на списокот на опсези, кликнете на копчето "Додај".
Како што можете да видите, по овој опсег се додава на листата.
Слично на тоа, ги додаваме сите други опсези кои ќе бидат вклучени во процесот на консолидација на податоци.
Ако посакуваниот опсег е лоциран во друга книга (датотека), веднаш кликнете на копчето "Преглед ...", одберете ја датотеката на тврдиот диск или пренослив медиум, а потоа подоцна изберете го опсегот на ќелии во оваа датотека користејќи го горенаведениот метод. Се разбира, датотеката треба да биде отворена.
- Слично на тоа, можете да направите некои други поставувања на консолидираната табела.
Со цел автоматски да го додадете името на колоните во заглавието, ставете го штиклирањето во близина на параметарот "Потписи на горната линија". Со цел да се направи збир на податоци поставите штиклирање во близина на параметарот "Вредности на левата колона". Ако сакате да ги ажурирате сите податоци во консолидираната табела, исто така, кога ажурирате податоците во основните табели, треба да го означите полето до "Креирај линкови до изворните податоци". Но, во овој случај, треба да се земе предвид дека ако сакате да додавате нови редови во оригиналната табела, ќе треба да ја отштиклирате оваа ставка и рачно да ги преизчистите вредностите.
Кога ќе завршат сите поставувања, кликнете на копчето. "Добро".
- Консолидираниот извештај е подготвен. Како што можете да видите, неговите податоци се групирани. За да ги видите информациите во секоја група, кликнете на знакот плус лево од табелата.
Сега содржината на групата е достапна за гледање. На сличен начин, можете да ја отворите било која друга група.
Како што можете да видите, консолидацијата на податоци во Excel е многу удобна алатка, благодарение на која можете да ги споите информациите што се наоѓаат не само во различни табели и на различни листови, туку се ставаат и во други датотеки (книги). Ова се прави релативно едноставно и брзо.
