Во развојот на големи проекти честопати не е доволно силата на еден вработен. Оваа работа вклучува цела група специјалисти. Се разбира, секој од нив мора да има пристап до документ што е предмет на заедничка работа. Во врска со ова, прашањето за обезбедување на истовремени повеќекратни пристап станува многу релевантно. Excel има на располагање алатки кои можат да го обезбедат. Ајде да ги разбереме нијансите на примената на Excel во услови на истовремена работа на неколку корисници со една книга.
Процес на соработка
Excel не само што може да обезбеди споделување на датотеки, туку и да решава некои други задачи кои се појавуваат во текот на соработката со една книга. На пример, алатките за апликација ви овозможуваат да ги следите промените направени од различни учесници, како и да ги одобрите или да ги отфрлите. Дозволете ни да дознаеме што програмата може да им понуди на корисниците кои се соочуваат со слична задача.
Споделување
Но, ние ќе започнеме со појаснување на прашањето како да ја споделиме датотеката. Пред сè, морам да кажам дека постапката за вклучување на режимот за соработка со една книга не може да се изврши на серверот, туку само на локалниот компјутер. Затоа, ако документот е зачуван на серверот, тогаш, пред сè, треба да се префрли на вашиот локален компјутер и таму треба да се извршат сите активности опишани подолу.
- Откако ќе се креира книгата, одете на јазичето "Разгледување" и кликнете на копчето "Пристап до книгата"кој се наоѓа во блок на алатки "Промени".
- Потоа, прозорецот за контрола на пристапот до датотеката е активиран. Треба да го означи параметарот "Овозможи повеќе корисници да уредуваат книга во исто време". Следно, кликнете на копчето "Добро" на дното на прозорецот.
- Се појавува дијалог-кутија што ве потсетува да ја зачувате датотеката како што е изменета. Кликнете на копчето "Добро".
По горенаведените чекори, ќе се отвори споделување на датотеки од различни уреди и под различни кориснички сметки. Ова укажува на фактот дека во горниот дел од прозорецот, по насловот на книгата, се прикажува името на пристапниот режим - "Општо". Сега датотеката може повторно да се пренесе на серверот.
Поставување на параметри
Покрај тоа, сите во истиот прозорец за пристап до датотеки, можете да ги конфигурирате поставките за истовремено работење. Ова може да се направи веднаш, додека режимот на соработка е вклучен, а можете да ги промените параметрите малку подоцна. Но, се разбира, тие можат да бидат управувани само од главниот корисник, кој ја координира целокупната работа со датотеката.
- Одете на јазичето "Детали".
- Овде можете да наведете дали да ги задржите дневниците за промени и ако се чуваат, во кое време (вообичаено е вклучено 30 дена).
Исто така, дефинира како да се ажурираат промените: само кога книгата е зачувана (по дифолт) или по одреден временски период.
Многу важен параметар е ставка. "За конфликтни промени". Тоа покажува како програмата треба да се однесува ако неколку корисници симултано ја уредуваат истата ќелија. Стандардно, условот за постојано барање е поставен, чие дејствување на учесниците во проектот има корист. Но, може да вклучите постојана состојба според која оној кој успеал прво да ја зачува промената секогаш ќе има предност.
Дополнително, ако сакате, можете да ги исклучите поставките и филтрите за печатење од вашиот личен изглед со отштиклирање на соодветните квадратчиња.
После тоа, не заборавајте да ги извршите промените направени со кликнување на копчето. "Добро".
Отворете ја споделена датотека
Отворање на датотека во која е овозможено споделување има некои посебни карактеристики.
- Извршете Excel и одете на јазичето "Датотека". Следно, кликнете на копчето "Отвори".
- Го отвора прозорецот за отворање на книгата. Одете во директориумот на серверот или на тврдиот диск на компјутерот каде што се наоѓа книгата. Изберете го своето име и кликни на копчето. "Отвори".
- Отворена е заедничка книга. Сега, ако сакате, можеме да го смениме името, под кое ќе бидеме претставени во дневникот за промена на датотеки. Одете на јазичето "Датотека". Потоа, преминете во делот "Опции".
- Во делот "Општо" постои блок поставувања "Персонализација на Microsoft Office". Овде во полето "Корисничко име" Можете да го промените името на вашата сметка на било кој друг. Откако ќе се завршат сите поставувања, кликнете на копчето. "Добро".
Сега можете да започнете со работа со документот.
Погледнете ги активностите на членовите
Тимската работа обезбедува континуирано следење и координација на активностите на сите членови на групата.
- За да ги видите активностите што ги извршува одреден корисник додека работите на некоја книга, се наоѓате во јазичето "Разгледување" кликнете на копчето "Поправки"што е во групата со алатки "Промени" на лента. Во менито што се отвора, кликнете на копчето "Обележи ги поправките".
- Отвори прозорец за преглед на печ. По дифолт, откако книгата станува општа, следењето на печ автоматски се вклучува, како што е означено со ознака за проверка поставена пред соодветната ставка.
Сите промени се снимени, но на екранот по дифолт се прикажуваат како ознаки на бои на ќелиите во горниот лев агол, само откако последен пат документот беше зачуван од еден од корисниците. И да ги земе предвид поправките на сите корисници на целиот опсег на листот. Акциите на секој учесник се означени со посебна боја.
Ако го движите курсорот на означената ќелија, ќе се отвори белешка, покажувајќи од кого и кога се изврши соодветното дејство.
- За да ги промените правилата за прикажување на поправки, вратете се во прозорецот за поставувања. Во полето "Со време" Следниве опции се достапни за избор на периодот за прегледување на закрпи:
- дисплеј од последното зачувување;
- сите корекции зачувани во базата на податоци;
- оние кои се уште не се гледа;
- почнувајќи од одреден одреден датум.
Во полето "Корисник" Можете да изберете одреден учесник чии корекции ќе бидат прикажани или оставете прикажување на активностите на сите корисници освен себе.
Во полето "Во опсег", можете да наведете одреден опсег на листот, кој ќе ги земе предвид активностите на членовите на тимот за прикажување на вашиот екран.
Дополнително, со проверка на квадратчето за обележување до поединечни ставки, можете да овозможите или оневозможите амандман на екранот и прикажување на промени на посебен лист. По сите поставувања се поставени, кликнете на копчето. "Добро".
- После тоа, на листот, активностите на учесниците ќе бидат прикажани земајќи ги предвид внесените поставки.
Преглед на корисник
Главниот корисник има способност да ги примени или отфрли промените на другите учесници. Ова бара следниве активности.
- Да се биде во табулаторот "Разгледување", кликнете на копчето "Поправки". Изберете ставка "Прифати / отфрли ги закрпите".
- Потоа се отвора прозорец за преглед на печ. Потребно е да се направат поставки за избор на оние промени кои сакаме да ги одобриме или отфрлиме. Операциите во овој прозорец се изведуваат според истиот тип што го разгледавме во претходниот дел. По поставките, кликнете на копчето. "Добро".
- Следниот прозорец ги прикажува сите поправки кои ги задоволуваат претходно избраните параметри. Избирање на одредена корекција во списокот на акции и кликнување на соодветното копче лоцирано на дното на прозорецот под листата, можете да го прифатите овој предмет или да се откажете. Исто така, постои можност за група прифаќање или отфрлање на сите наведени операции.
Бришење на корисник
Има случаи кога еден корисник треба да биде избришан. Ова може да се должи на фактот дека тој го напуштил проектот и чисто од технички причини, на пример, ако сметката била внесена погрешно или учесникот почнал да работи од друг уред. Во Excel постои таква можност.
- Одете на јазичето "Разгледување". Во блок "Промени" на лентата кликнете на копчето "Пристап до книгата".
- Се отвора веќе познатиот прозорец за контрола на пристапот до датотеки. Во јазичето Уредете Постои листа на сите корисници кои работат со оваа книга. Изберете го името на лицето што сакате да го отстраните и кликнете на копчето "Избриши".
- Потоа се отвора дијалог-кутија во која предупредува дека ако овој учесник моментално ја уредува книгата, сите негови акции нема да бидат зачувани. Ако сте сигурни во вашата одлука, потоа кликнете "Добро".
Корисникот ќе биде избришан.
Ограничувања за употребата на општата книга
За жал, истовремената работа со датотеката во Excel вклучува голем број на ограничувања. Во општата датотека, ниеден од корисниците, вклучувајќи го и главниот учесник, може да ги изврши следните операции:
- Креирање или менување на скрипти;
- Креирај табели;
- Подели или спојување на клетки;
- Манипулира со XML податоци;
- Креирај нови табели;
- Отстрани листови;
- Изведете условно форматирање и голем број други дејства.
Како што можете да видите, ограничувањата се сосема значителни. Ако, на пример, честопати можете да правите без да работите со XML податоци, тогаш изгледа дека Excel воопшто не работи кога креирате табели. Што да направите ако треба да креирате нова табела, да споите ќелии или да направите некоја друга акција од горната листа? Постои решение, и тоа е сосема едноставно: треба привремено да го оневозможите делењето на документите, да ги направите потребните промени, а потоа да ја овозможите способноста повторно да работите заедно.
Оневозможи споделување
Кога работата на проектот е завршена, или ако е потребно, правите промени во датотеката, чијашто листа сме разговаравме во претходниот дел, треба да го исклучите режимот на соработка.
- Прво, сите учесници мора да ги зачуваат промените и да излезат од датотеката. Само главниот корисник останува да работи со документот.
- Ако треба да го зачувате логот на трансакцијата откако ќе го отстраните општиот пристап, тогаш, во табулаторот "Разгледување", кликнете на копчето "Поправки" на лента. Во менито што се отвора, одберете го објектот "Обележи ги поправките ...".
- Се отвори прозорец за избор на пакувања. Поставките треба да се организираат на следниов начин. Во полето "Со време" постави параметар "Сите". Наспроти имињата на полето "Корисник" и "Во опсег" треба да се отштиклира. Слична постапка мора да се изврши со параметарот "Истакнете ги закрпите на екранот". Но, спротивно на параметарот "Направете промени во посебен лист"Напротив, треба да се постави знак за проверка. Откако сите горенаведени манипулации се направени, кликнете на копчето. "Добро".
- После тоа, програмата ќе создаде нов лист наречен "Весник", во која ќе бидат внесени сите информации за уредување на оваа датотека во форма на табела.
- Сега останува директно да се оневозможи споделување. За да го направите ова, се наоѓа во јазичето "Разгледување", кликнете на веќе познатото копче "Пристап до книгата".
- Почнува контролниот прозорец за споделување. Одете на јазичето Уредетеако прозорецот беше лансиран во друг таб. Отстранете го полето "Овозможи повеќе корисници да уредуваат датотека истовремено". За да ги поправите промените кликнете на копчето. "Добро".
- Отвора дијалог-кутија што ве предупредува дека извршувањето на оваа акција ќе го направи невозможно да го споделите документот. Ако сте цврсто уверени во одлуката, потоа кликнете на копчето "Да".
По горенаведените чекори, споделувањето на датотеки ќе биде затворено, а дневникот за лепенка ќе биде исчистен. Информациите за претходно извршените операции сега може да се видат во табела само на лист. "Весник", ако соодветните активности за зачувување на оваа информација биле извршени порано.
Како што можете да видите, програмата Excel обезбедува способност да овозможи споделување на датотеки и истовремено да работи со неа. Покрај тоа, со користење на специјални алатки, можете да ги следите активностите на поединечните членови на работната група. Овој модел сеуште има некои функционални ограничувања, кои, сепак, можат да бидат заобиколени со привремено исклучување на општите пристап и изведување на потребните операции при нормални работни услови.
