Кога работите во Excel, некои маси достигнаа прилично импресивна големина. Ова води кон фактот дека големината на документот се зголемува, понекогаш достигнувајќи дури и десетина мегабајти или повеќе. Зголемувањето на тежината на работната книга Excel води не само до зголемување на количината на простор што го зафаќа на хард дискот, туку, што е уште поважно, до забавување на брзината на извршување на разни акции и процеси во него. Едноставно кажано, кога работите со таков документ, Excel почнува да се забавува. Затоа, прашањето за оптимизирање и намалување на големината на таквите книги станува итно. Ајде да видиме како може да ја намали големината на датотеката во Excel.
Постапката за намалување на големината на книгата
Оптимизирајте ја проширената датотека треба да биде во неколку насоки одеднаш. Многу корисници не се погоди, но често работната книга Excel содржи многу непотребни информации. Кога датотеката е мала, никој не посветува посебно внимание, но ако документот станува тежок, треба да го оптимизирате со сите можни параметри.
Метод 1: намалување на работниот опсег
Работниот опсег е област во која Excel се сеќава на активностите. При повторното пресметување на документот, програмата ги пресметува сите клетки на работниот простор. Но, тоа не секогаш одговара на опсегот во кој корисникот всушност работи. На пример, ненамерно поставениот простор далеку под табелата ќе ја прошири големината на работниот опсег до елементот каде што се наоѓа овој простор. Излезе дека кога ќе се пресмета, Excel ќе процесира еден куп празни ќелии секој пат. Ајде да видиме како може да го реши проблемот со примерот на одредена табела.
- Прво, погледни ја својата тежина пред оптимизација, за да споредите што ќе биде после постапката. Ова може да се направи со преместување на јазичето "Датотека". Одете во делот "Детали". Во десниот дел од отворен прозорец се означени главните својства на книгата. Првата ставка на својствата е големината на документот. Како што можете да видите, во нашиот случај тоа е 56,5 килобајти.
- Прво, треба да дознаете како вистинската работна површина на листот се разликува од онаа што навистина му е потребна на корисникот. Ова е прилично лесно да се направи. Стануваме во било која ќелија на табелата и напишеме комбинација на копчиња Ctrl + Крај. Ексел веднаш се преселува во последната ќелија, којашто програмата ја смета за последен елемент на работниот простор. Како што можете да видите, во конкретниот случај, ова е линија 913.383. Со оглед на тоа што табелата всушност ги зазема само првите шест реда, може да се каже дека линиите се, всушност, бескорисни оптоварувања, кои не само што ја зголемуваат големината на датотеката, туку поради Постојаната повторна пресметка на целиот опсег на програмата при изведување на какво било дејство, доведува до застој во работата на документот.
Се разбира, во реалноста, толку голем јаз помеѓу вистинскиот работен опсег и еден Excel зема за тоа е доста ретка, и зедовме толку голем број на линии за јасност. Иако, понекогаш има дури и случаи кога целата површина на листот се смета за работна област.
- За да го надминете овој проблем, треба да ги избришете сите линии, почнувајќи од првиот празен и до самиот крај на листот. За да го направите ова, одберете ја првата ќелија која се наоѓа веднаш под табелата и напишете ја комбинацијата на копчиња Ctrl + Shift + стрелка надолу.
- Како што можете да видите, после тоа, сите елементи од првата колона се избрани, почнувајќи од наведената ќелија и до крајот на табелата. Потоа кликнете на содржината со десното копче на глувчето. Во отвореното контекстно мени, одберете го објектот "Избриши".
Многу корисници се обидуваат да ги избришат со кликнување на копчето. Избриши на тастатурата, но ова не е точно. Ова дејство ја брише содржината на ќелиите, но не ги брише самите. Затоа, во нашиот случај тоа нема да помогне.
- Откако ќе го одбереме предметот "Избриши ..." во контекстното мени се отвора прозорец за отстранување на мали ќелии. Ние го ставиме во него прекинувачот на позицијата "Стринг" и кликнете на копчето "Добро".
- Сите линии од избраниот опсег се избришани. Бидете сигурни да ја ресетирате книгата со кликање на иконата за дискета во горниот лев агол на прозорецот.
- Сега да видиме како ни помогна. Изберете било која ќелија во табелата и внесете ја кратенката Ctrl + Крај. Како што можете да видите, Excel ја избра последната ќелија на табелата, што значи дека таа сега е последниот елемент на работниот простор на листот.
- Сега се преселуваме во делот "Детали" јазичиња "Датотека"за да дознаете колку тежината на нашиот документ е намалена. Како што можете да видите, сега е 32,5 KB. Потсетете се дека пред процедурата за оптимизација, нејзината големина беше 56,5 KB. Така, тоа беше намалено за повеќе од 1,7 пати. Но, во овој случај, главното достигнување не е дури ни намалување на тежината на датотеката, туку фактот дека програмата сега е изземена од пребројување на речиси неискористениот опсег, што значително ќе ја зголеми брзината на обработка на документот.
Ако книгата содржи неколку листови со кои работите, треба да извршите слична процедура со секоја од нив. Ова дополнително ќе ја намали големината на документот.
Метод 2: елиминирање на непотребното форматирање
Друг важен фактор што го прави Excel-документот потежок е излишно форматирање. Ова може да вклучи употреба на различни видови на фонтови, граници, формати на броеви, но пред сè се однесува на полнење на клетки со различни бои. Значи, пред да ја форматирате датотеката, треба да размислите двапати, и дали вреди да се направи тоа или без оваа процедура, лесно можете да направите.
Ова особено важи за книгите кои содржат големо количество информации, кои самите веќе имаат значителна големина. Додавањето на форматирање во книга може да ја зголеми својата тежина дури и неколку пати. Затоа, потребно е да се избере "златното значење" помеѓу видливоста на информациите презентирани во документот и големината на датотеката, за да се примени форматирањето само онаму каде што навистина е потребно.
Друг фактор поврзан со форматирање, тежина, е дека некои корисници претпочитаат да ги форматираат клетките "со маргина". Тоа е, тие ја форматираат не само табелата, туку и опсегот што е под него, понекогаш дури и до крајот на листот, со очекување дека кога ќе се додадат нови редови во табелата, не е неопходно секој пат да се форматираат.
Но, не е точно точно кога ќе бидат додадени нови линии и колку ќе бидат додадени, а со такво прелиминарно форматирање ќе ја направите датотеката дури и сега, што исто така ќе има негативен ефект врз брзината на работа со овој документ. Затоа, ако сте го примениле форматирањето на празни ќелии кои не се вклучени во табелата, тогаш дефинитивно треба да го отстраните.
- Пред сè, треба да ги изберете сите клетки што се наоѓаат под опсегот со податоците. За да го направите ова, кликнете на бројот на првата празна линија на вертикалната координатна табла. Се истакнува целата линија. Потоа користете комбинација на топол копче што веќе ја познаваме. Ctrl + Shift + стрелка надолу.
- После тоа се потенцира целиот спектар на редови под делот од табелата полни со податоци. Да се биде во табулаторот "Дома" кликнете на иконата "Јасно"кој се наоѓа на лентата во блокот на алатки Уредување. Се отвора мало мени. Изберете позиција во неа "Исчисти формати".
- По ова дејство во сите ќелии на избраниот опсег, форматирањето ќе се отстрани.
- На ист начин, можете да го отстраните непотребното форматирање во самата табела. За да го направите ова, ние одбираме поединечни ќелии или опсег во кој сметаме дека форматирањето е минимално корисно, кликнете на копчето. "Јасно" На касетата и од листата, одберете ја ставката "Исчисти формати".
- Како што можете да видите, форматирањето во одбраниот опсег на табелата е целосно отстрането.
- После тоа, се враќаме во овој опсег некои елементи за форматирање кои ги сметаме за соодветни: граници, нумерички формати итн.
Горенаведените чекори ќе помогнат значително да ја намалат големината на работната книга Excel и да ја забрзаат работата во неа. Но, подобро е првично да го користите форматирањето само онаму каде што е навистина соодветно и неопходно, отколку да потрошите време за оптимизирање на документот.
Лекција: Форматирање на Excel табели
Метод 3: избришете линкови
Во некои документи, многу голем број на врски, од каде што вредностите се влечат. Ова исто така може сериозно да ја забави брзината на работа во нив. Надворешните врски со други книги особено влијаат на ова шоу, иако внатрешните врски исто така имаат негативен ефект врз брзината. Ако изворот од кој линкот ги зема информациите не е постојано ажуриран, односно има смисла да се заменат референтните адреси во клетките со нормални вредности. Ова може да ја зголеми брзината на работа со документот. Можете да видите дали линкот или вредноста е во одредена ќелија, може да се наоѓате во формуларот по изборот на елементот.
- Изберете ја областа што ги содржи линковите. Да се биде во табулаторот "Дома", кликнете на копчето "Копирај" кој се наоѓа на лентата во групата на поставки "Клипборд".
Алтернативно, по изборот на опсегот, можете да користите комбинација на топли клучеви. Ctrl + C.
- Откако ќе ги ископираме податоците, не го отстранувајте изборот од областа, туку кликнете со десното копче на глувчето. Контекстното мени е лансирано. Во него во блок "Опции за вметнување" треба да кликнете на иконата "Вредности". Изгледа како пиктограм со прикажаните бројки.
- После тоа, сите врски во избраната област ќе бидат заменети со статистички вредности.
Но, мора да се запомни дека оваа опција за оптимизирање на Excel работната книга не е секогаш прифатлива. Може да се користи само кога податоците од оригиналниот извор не се динамични, односно не се менуваат со текот на времето.
Метод 4: промена на формат
Друг начин за значително намалување на големината на датотеката е да го смените формат. Овој метод веројатно им помага на повеќе од сите други да компресираат книга, иако претходно презентираните опции, исто така, треба да се користат во комбинација.
Во Excel, постојат неколку "мајчин" формати на датотеки - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Форматот xls беше база наставка за верзијата на програмата на Excel 2003 и порано. Веќе е застарена, но, сепак, многу корисници продолжуваат да важат. Покрај тоа, постојат случаи кога треба да се вратите на работа со стари датотеки кои беа создадени пред многу години, дури и во време на недостаток на модерни формати. Да не зборуваме за фактот дека многу програми од трети страни кои не знаат како да се справат со подоцнежните верзии на Excel документите работат со книги со оваа екстензија.
Треба да се забележи дека книгата со проширувањето xls има многу поголема големина од нејзиниот современ аналоген формат на xlsx формат, кој во моментов Excel го користи како главен. Прво на сите, ова се должи на фактот дека xlsx датотеки, всушност, се компресирани архиви. Затоа, ако користите xls екстензија, но сакате да ја намалите тежината на книгата, тогаш ова може да се направи едноставно со тоа што ќе го преселите во формат xlsx.
- За да конвертирате документ од xls формат во xlsx формат, одете на јазичето "Датотека".
- Во прозорецот што се отвора, веднаш обрнете внимание на делот "Детали"каде што е наведено дека во моментов тежината на документот е 40 КБ. Следно, кликнете на името "Зачувај како ...".
- Се отвора прозорец за зачувување. Ако сакате, можете да отидете во нов директориум во него, но за повеќето корисници попогодно е да го зачувате новиот документ на истото место како и изворот. Името на книгата, ако сакате, може да се смени во полето "Име на датотека", иако не е нужно. Најважно во оваа постапка е да се стави во полето "Тип на датотека" што значи "Работна книга на Excel (.xlsx)". После тоа можете да го притиснете копчето "Добро" на дното на прозорецот.
- По зачувувањето е направено, одете на делот "Детали" јазичиња "Датотека", за да видите колку тежина е намалена. Како што можете да видите, сега е 13.5 KB против 40 KB пред постапката за конверзија. Тоа е, само една зачувување во модерен формат ни овозможи да ја компресираме книгата скоро три пати.
Покрај тоа, во Excel постои уште еден модерен xlsb формат или бинарна книга. Во него, документот се чува во бинарно кодирање. Овие датотеки тежат дури и помалку од xlsx книги. Покрај тоа, јазикот на кој се напишани е најблиску до Excel. Затоа, таа работи со такви книги побрзо отколку со било која друга екстензија. Во исто време, книгата на наведениот формат во однос на функционалноста и можноста за користење на разни алатки (форматирање, функции, графика, итн.) Не е инфериорен во однос на xlsx формат и го надминува форматот xls.
Главната причина зошто xlsb не стана стандарден формат во Excel е тоа што програмите од трети лица речиси и да не работат со него. На пример, ако треба да извезувате информации од Excel на програмата 1C, ова може да се направи со xlsx или xls документи, но не со xlsb. Но, ако не планирате да пренесувате податоци на која било програма од трети страни, тогаш можете безбедно да го зачувате документот во формат xlsb. Ова ќе ви овозможи да ја намалите големината на документот и да ја зголемите брзината на работа во неа.
Постапката за зачувување на датотека во проширувањето xlsb е слична на онаа што ја направивме за продолжување на xlsx. Во јазичето "Датотека" кликнете на ставка "Зачувај како ...". Во отворениот прозорец за зачувување во полето "Тип на датотека" треба да изберете опција "Бинарна работна книга на Excel (* .xlsb)". Потоа кликнете на копчето. "Зачувај".
Ние ја разгледуваме тежината на документот во делот. "Детали". Како што можете да видите, тоа е намалено уште повеќе и сега е само 11,6 КБ.
Сумирајќи, можеме да кажеме дека ако работите со датотека во формат, најефикасен начин да ја намалите нејзината големина е повторно да заштедите во модерни xlsx или xlsb формати. Ако веќе ги користите овие екстензии на датотеки, а потоа да ја намалите нивната тежина, правилно треба да го конфигурирате работниот простор, да ги отстранувате непотребните формати и непотребните врски. Ќе добиете најголемо враќање ако ги извршите сите овие акции во комплекс, и не се ограничувајте само на една опција.
