За погодност за работа со голем број податоци во табелите, тие постојано треба да се нарачаат со одреден критериум. Покрај тоа, за специфични цели, понекогаш целата низа на податоци не е потребна, туку само поединечни линии. Затоа, за да не се мешаат во огромна количина на информации, рационално решение би било да ги насочат податоците и да се филтрираат од други резултати. Ајде да дознаеме како да ги сортираме и филтрираме податоците во Microsoft Excel.
Едноставно сортирање на податоци
Сортирањето е една од најкорисните алатки при работа во Microsoft Excel. Со него, можете да ги распоредите редовите на табелата по азбучен ред, според податоците што се наоѓаат во ќелиите на колоните.
Сортирањето на податоци во Microsoft Excel може да се изврши со копчето "Сортирај и филтер", кое се наоѓа во табулаторот "Дома" на лентата во алатникот "Уредување". Но, прво, треба да кликнеме на која било ќелија во колоната што ќе ја разгледаме.
На пример, во табелата подолу вработените треба да се сортираат по азбучен ред. Стануваме во секоја ќелија од колоната "Име" и кликнете на копчето "Сортирај и филтер". За да ги сортирате имињата по азбучен ред, од листата што се појавува, одберете ја ставката "Сортирај од А до Ш".
Како што можете да видите, сите податоци во табелата се лоцирани, според азбучниот список на имиња.
Со цел да се изврши сортирање во обратен редослед, во истото мени, изберете го копчето Сортирање од Z до A ".
Листата е повторно изградена во обратен редослед.
Треба да се напомене дека овој вид на сортирање е означен само со формат на податоци за текст. На пример, кога е специфициран формат на број, се наведува сортирање "Од минимум до максимум" (и обратно) и кога е наведен формат на датум "Од старо до ново" (и обратно).
Прилагодено сортирање
Но, како што гледаме, со наведените видови на сортирање за истата вредност, податоците што содржат имиња на исто лице се наредени во произволна наредба во рамките на опсегот.
И што да правиме ако сакаме да ги сортираме имињата по азбучен ред, но, на пример, ако името се совпаѓа, направете ги податоците распоредени по датум? За да го направите ова, како и да користите некои други функции, сите во истото мени "Сортирај и филтрирај", треба да одиме на ставката "Прилагодено сортирање ...".
Потоа се отвора прозорецот за поставки за сортирање. Ако во вашата табела има заглавија, ве молиме забележете дека во овој прозорец мора да има знак за проверка до "Мои податоци со наслов".
Во полето "Колона" наведете го името на колоната, која ќе биде подредена. Во нашиот случај, ова е колоната "Име". Во полето "Сортирање" се покажува кој тип на содржина ќе биде сортиран. Постојат четири опции:
- Вредности;
- Боја на клетката;
- Боја на фонт;
- Мобилна икона
Но, во повеќето случаи се користи ставката "Вредности". Поставен е стандардно. Во нашиот случај, ние исто така ќе ја користиме оваа ставка.
Во колоната "Ред" треба да се определи редоследот по кој ќе се лоцираат податоците: "Од А до Ш" или обратно. Изберете ја вредноста "Од А до Ш".
Значи, ние поставиме сортирање со една од колоните. Со цел да го прилагодите сортирањето на друга колона, кликнете на копчето "Додај ниво".
Се појавува уште еден сет на полиња, кој треба да се пополни веќе за сортирање со друга колона. Во нашиот случај, со колоната "Датум". Бидејќи формат на датум е поставен во овие ќелии, во полето "Ред" ги поставуваме вредностите не "Од А до Ш", "Од старо до ново" или "Од ново до старо".
На ист начин, во овој прозорец, можете да конфигурирате, доколку е потребно, и сортирање според други колони по приоритет. Кога ќе завршат сите поставувања, кликнете на копчето "OK".
Како што можете да видите, сега во нашата табела сите податоци се подредени, пред сè, по име на вработениот, а потоа, со датуми на плаќање.
Но, ова не се сите карактеристики на сопствено сортирање. Ако сакате, во овој прозорец можете да го конфигурирате сортирањето не по колони, туку по редови. За да го направите ова, кликнете на копчето "Параметри".
Во отворен прозорец на параметри за сортирање, поместете го прекинувачот од позиција "линии на опсег" до положба "колони на опсег". Кликнете на копчето "OK".
Сега, по аналогија со претходниот пример, можете да внесете податоци за сортирање. Внесете ги податоците и кликнете на копчето "OK".
Како што можете да видите, по ова колоните се менуваат според внесните параметри.
Се разбира, за нашата табела, земена како пример, употребата на сортирање со менување на локацијата на колоните не е особено корисна, но за некои други табели овој вид на сортирање може да биде многу соодветен.
Филтрирај
Покрај тоа, во Microsoft Excel има функција за филтрирање податоци. Тоа ви овозможува да ги оставите видливи само податоците што ги гледате и да ги сокриете останатите. Ако е потребно, скриените податоци секогаш може да се вратат во видливиот режим.
За да ја користите оваа функција, кликнуваме на која било ќелија во табелата (и по можност во насловот), повторно кликнете на копчето "Сортирај и филтер" во алатникот "Уредување". Но, овој пат во менито што се појавува, одберете ја ставката "Филтер". Можете, исто така, наместо овие дејства, едноставно да ја притиснете комбинацијата на копчиња Ctrl + Shift + L.
Како што можете да видите, во ќелиите со името на сите колони, се појави икона во форма на квадрат, во кој е впишан триаголникот наопаку.
Кликнете на оваа икона во колоната според која ќе се филтрираме. Во нашиот случај, решивме да филтрираме по име. На пример, ние треба да ги оставиме податоците само вработен Николаев. Затоа, го отстрануваме крлежот од имињата на сите други работници.
Кога процедурата е завршена, кликнете на копчето "OK".
Како што гледаме, во табелата имаше само линии со името на работникот на Николаев.
Ајде да ја комплицираме задачата и да ги оставиме во табелата само податоците што се однесуваат на Николаев за третото тримесечје од 2016 година. За да го направите ова, кликнете на иконата во ќелијата "Датум". Во листата што се отвара, отстранете го означувањето од месеците "мај", "јуни" и "октомври", бидејќи тие не се однесуваат на третиот квартал и кликнете на копчето "OK".
Како што можете да видите, постојат само податоци што ни се потребни.
За да го отстраните филтерот на одредена колона и да покажете скриени податоци, повторно кликнете на иконата што се наоѓа во ќелијата со името на оваа колона. Во менито што се отвора, кликнете на ставката "Отстрани филтер од ...".
Ако сакате да го ресетирате филтерот како целина според табелата, тогаш треба да кликнете на копчето "Сортирај и филтер" на лентата и изберете "Исчисти".
Ако ви треба целосно да го отстраните филтерот, тогаш, како што е прикажано, во истото мени изберете го елементот "Филтер" или внесете ја комбинацијата на тастатурата Ctrl + Shift + L.
Покрај тоа, треба да се забележи дека откако ќе ја вклучиме функцијата "Филтер", кога ќе кликнете на соодветната икона во заглавјето на заглавјето на табелата, во менито што се појави, на располагање се функции за сортирање, што го кажавме погоре: "Сортирај од А до Ш" , "Сортирај од Z до A" и "Подреди по боја".
Почетен курс: Како да се користи автоматски филтер во Microsoft Excel
Паметна маса
Сортирањето и филтрирањето исто така може да се активираат со вртење на областа за податоци со која работите со т.н. паметна табела.
Постојат два начина да се создаде паметна табела. За да го користите првиот од нив, одберете ја целата област на табелата и, кога сте на табот Дома, кликнете на копчето на лентата Форматирај како табела. Ова копче се наоѓа во алатникот Стилови.
Следно, одберете еден од вашите омилени стилови во листата што се отвора. Изборот на табелата нема да влијае на функционалноста на табелата.
Потоа се отвора дијалог-кутија во која можете да ги промените координатите на табелата. Но, ако претходно сте ја избрале областа точно, тогаш ништо друго не треба да се направи. Главната работа е да се забележи дека постои штиклирање веднаш до параметарот "Табела со заглавија". Следно, само кликнете на копчето "OK".
Ако одлучите да го користите вториот метод, тогаш исто така ќе треба да ја одберете целата површина на табелата, но овој пат одете на табулаторот "Внеси". Додека тука, на лентата во алатникот "Табели", треба да кликнете на копчето "Табела".
После тоа, како последен пат ќе се отвори прозорец каде што можете да ги прилагодите координатите на поставеноста на табелата. Кликнете на копчето "OK".
Без оглед на кој метод ќе го користите при креирањето на паметната табела, ќе завршите со табела, во ќелиите на капачињата за кои ќе се инсталираат иконите за филтрирање претходно опишани.
Кога ќе кликнете на оваа икона, сите ист функции ќе бидат достапни како при стартување на филтерот на стандарден начин преку копчето "Сортирај и филтер".
Лекција: Како да креирате табела во Microsoft Excel
Како што можете да видите, алатките за сортирање и филтрирање, кога се користат правилно, во голема мера можат да ги олеснат корисниците да работат со табели. Особено релевантно е прашањето за нивната употреба во случај табелата да содржи многу голем низа на податоци.
